O Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) instituiu o Plano de Classificação de Documentos do Ministério Público (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Ministério Público (TTD). Ambos foram criados por meio da Resolução CNMP nº 225/2021, publicada nesta sexta-feira, 26 de março, no Diário Eletrônico.
O PCD e a TTD são instrumentos arquivísticos de gestão documental relacionados à classificação, à avaliação, à fixação dos prazos de guarda e à destinação de documentos das áreas meio e fim do Ministério Público brasileiro.
A resolução é fruto de proposta aprovada no dia 9 de março, durante a 3ª Sessão Ordinária de 2021 do CNMP. A proposição foi apresentada pelo conselheiro e presidente do Comitê Gestor do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público (Coplaname), Marcelo Weitzel, e relatada pelo conselheiro Sebastião Vieira Caixeta.
De acordo com a resolução, o PCD e a TTD deverão ser aplicados a todos os documentos arquivísticos que compõem os acervos físicos e digitais dos ramos e das unidades do Ministério Público.
Os documentos físicos poderão ser digitalizados, desde que observados a técnica e os requisitos estabelecidos na legislação. Após o processo de digitalização, os documentos físicos poderão ser descartados, ressalvados aqueles de guarda permanente e observada, entre outros itens, a implantação de políticas para a manutenção da cadeia de custódia, a incorporação dessa digitalização em sistemas informatizados de gestão arquivísticae a institucionalização de um repositório digital confiável de documentos.
A governança dos instrumentos arquivísticos do Ministério Público brasileiro caberá ao Coplaname. Os ramos e as unidades do Ministério Público deverão adequar seus sistemas de informação ao PCD e à TTD em até um ano, contado desta sexta-feira, dia 26, data do início da vigência da Resolução CNMP nº 225/2021.
A norma também alterou dispositivos da Resolução CNMP nº 158/2017, que institui o Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público (Planame) e seus instrumentos.
Foram feitas adequações ao texto inicial para possibilitar futuras atualizações que se façam necessárias nos instrumentos arquivísticos e a criação de subcomitês temáticos permanentes. Assim, de acordo com a resolução, “compete ao Coplaname elaborar e encaminhar à Presidência do CNMP, para aprovação pelo Plenário, proposta de diretrizes básicas de gestão documental e instrumentos arquivísticos do Ministério Público”.
Além disso, o presidente do Coplaname poderá propor ao presidente do CNMP a criação de subcomitês permanentes, para o tratamento das matérias contidas na resolução e, quando necessária, a designação de colaboradores, em assessoramento, para oferecerem subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, estudos e pesquisas técnicas”.
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Processo: 1.00668/2019-74 (proposição)